TST Badminton ungdomsudvalg (UU)

TST Badminton ungdomsudvalg (UU)

Formål og grundlag

En ungdomsafdeling kører ikke af sig selv. Den er afhængig af engagerede frivillige og forældre, der er villige til at tage ansvar og gå forrest. Ungdomsarbejdet i klubben bygger i høj grad på engagement, samarbejde og en fælles forståelse af, at gode rammer for børn og unge ikke opstår af sig selv.

Arbejdet i Ungdomsudvalget (UU) er både meningsfuldt og givende, men også krævende. Det forudsætter tid, overblik og viljen til at træffe beslutninger – ofte bag kulisserne. Det er essentielt, at medlemmer af UU handler for fællesskabets bedste og ikke ud fra egne interesser eller hensynet til egne børn.

Ungdomsudvalget er en uformel gruppe, der tager ansvar for klubben og det omkringliggende samfund. Medlemmer vælges ikke formelt, men udvalget konstituerer sig løbende, efterhånden som nye forældre melder sig og ønsker at bidrage. Nye medlemmer af UU er ofte forældre, der allerede har vist engagement som frivillige ved eksempelvis “UngFredag”, klubstævner eller andre aktiviteter, og som generelt udviser interesse for og forståelse for klubånden.

Formanden for Ungdomsudvalget er enten valgt ind i badmintonafdelingens bestyrelse eller har foretræde ved bestyrelsesmøder.

Ungdomsudvalget har ansvaret for at sikre mere end blot den ordinære badmintontræning. Det er her, rammerne skabes for turneringer, klubture, sociale arrangementer, stævner og øvrige aktiviteter, der styrker fællesskabet og fastholder glæden ved sporten. Disse tilbud er afgørende for, at børn og unge ikke blot udvikler sig sportsligt, men også trives socialt i klubben. Aktiviteterne skal understøtte den overordnede vision og mission, som er defineret for klubben.

Omfanget og kvaliteten af aktiviteterne hænger direkte sammen med antallet af frivillige samt jo flere timer de kan og vil bruge af deres fritid. Jo flere, der engagerer sig, desto flere og bedre tilbud kan klubben skabe. Omvendt vil færre hænder uundgåeligt betyde, at fokus må være på det mest basale – træning og nødvendig administration.

Opgaver løst af Ungdomsudvalget

Ungdomsudvalgets overordnede opgave er at sikre rammerne for ungdomstræningen og det samlede ungdomsmiljø i klubben. Udvalget består af en formand samt typisk 3–5 medlemmer afhængigt af interesser, kompetencer og aktuelle behov. Hvis en forældregruppe ønsker at etablere en særlig aktivitet, kan der nedsættes et midlertidigt udvalg, som får ansvaret for planlægning og gennemførelse.

Nedenstående opgaver dækker både faste og tilbagevendende opgaver samt mere situationsbestemte opgaver i Ungdomsudvalget som meget afhænger af en aktiv forældreopbakning, med forældre som yder en indsats i dagligdagen:

Ledelse, struktur og overblik

Sikre de overordnede rammer for ungdomstræningen og ungdomsafdelingens udvikling
Udarbejde, vedligeholde og følge op på årshjul for sæsonen
Prioritere og fordele opgaver internt i Ungdomsudvalget ud fra engagement, kompetencer og interesse
Sikre kontinuitet og videns overdragelse ved udskiftning i udvalget
Understøtte nedsættelse af midlertidige arbejdsgrupper eller udvalg ved særlige aktiviteter

Kommunikation og relationer

Varetage den løbende kommunikation med bestyrelsen
Kommunikere med forældre om aktiviteter, beslutninger og ændringer
Tage imod og introducere nye medlemmer og forældre til klubben
Håndtere forventningsafstemning med forældre om Ungdomsudvalgets rolle og ambitionsniveau
Være kontaktled til eksterne samarbejdspartnere, kommune, sponsorer og forbund
Skabe tydelighed omkring roller, ansvar og frivilligindsats

Trænere, spillere og sportslig drift

Rekruttere og udvælge trænere (hjælpetrænere udpeges hovedsageligt af trænerne som observerer spillerne under deres egen træning)

Være primær kontakt til trænere og hjælpetrænere
Støtte trænere i håndtering af konflikter, samarbejde og kommunikation
Sparre med trænere om oprykninger, holdsammensætning og spillerudvikling
Understøtte, at trænere gradvist tager ansvar for planlægning og afvikling af arrangementer
Støtte trænere i arbejdet med børn med særlige udfordringer, som indgår på almindelige hold
Sikre gode rammer for læring, udvikling og fastholdelse af spillere

Administration, turneringer og økonomi

Oprette, vedligeholde og ajourføre medlemsdata i foreningssystemet
Indsamle indmeldelser fra trænere og sikre korrekt oprettelse og flytning af spillere mellem hold
Udarbejde og opdatere hold- og fremmødelister til brug for træning og aktiviteter
Koordinere og dokumentere fremmøde i forbindelse med kommunalt aktivitetstilskud (herunder halvårlige og årlige indberetninger)
Indsamle og samle fremmødelister fra trænere ved sæsonafslutning (forår og vinter)
Registrere deltagelse i egne stævner, klubture, sommerbadminton og øvrige aktiviteter med henblik på tilskud
Klargøre og videreformidle tilskudsgrundlag til kassereren
Koordinere holdturneringer, oprettelse af hold og oplæring af holdledere
Håndtere tilmeldinger til turneringer og mesterskaber via relevante systemer
Ansøge om og koordinere afvikling af egne stævner
Overholde deadlines og krav fra kommune, forbund og samarbejdspartnere
Koordinere løn, kontrakter og funktionsbeskrivelser for trænere
Arbejde med fondssøgning og øvrige økonomiske tiltag

Aktiviteter, fællesskab og fastholdelse

Planlægge og gennemføre årlig klubtur, herunder stævnedeltagelse, transport, overnatning, økonomi og forældreinformation
Fastlægge rammer og kriterier for deltagelse på klubture og særlige arrangementer
Planlægge og afvikle egne stævner i samarbejde med trænere og frivillige
Understøtte deltagelse i eksterne stævner og formidle stævneinvitationer til spillere og forældre
Skabe sociale aktiviteter ud over den almindelige træning fx “spis og spil”, Ung Fredag og lignende (Natminton og klubmesterskab planlægges af trænerne, hovedsageligt baseret på hvornår de ønsker at bruge deres frivillige timer)
Løbende finde frivillige til f.eks ung fredag, hvilket ofte kræver stort arbejde, da forældreopbakning ikke altid er tilstede.
Afholde årligt forældremøde lægges i slutningen af sæsonen så det ikke falder sammen med forældremøder i skolen og forældrene har fået en større ide om hvad badminton går ud på.
Gennemføre forhåndstilmelding blandt spillere og forældre i slutningen af sæsonen med henblik på planlægning af det kommende år
Understøtte holdturneringer, herunder forældreengagement og praktisk afvikling af hjemmekampe
Arbejde for et inkluderende fællesskab, hvor både spillere og forældre føler sig som en del af klubben, men forventer til gengæld også at forældre er aktive og tager ansvar.
Understøtte trænernes rolle i at skabe sociale og sportslige aktiviteter

Øvrige og ad hoc-opgaver

Varetage og koordinere klubbens ungdomsrelaterede kommunikationskanaler (fx hjemmeside, sociale medier og opslagstavler)
Sikre indhentning og opbevaring af børneattester for relevante frivillige og trænere
Understøtte sæsonopstart, herunder indskrivning og praktisk koordinering
Udpege og understøtte en træneransvarlig med daglig kontakt til trænere
Håndtere løbende og uforudsete opgaver i forbindelse med drift af ungdomsafdelingen
Agere sparringspartner for bestyrelsen i ungdomsrelaterede spørgsmål